చాలా ఆధునిక వ్యాపారాలు కమ్యూనికేషన్ కోసం ఇమెయిల్‌లపై ఆధారపడతాయి. ఇమెయిల్‌లకు ప్రాప్యతను కోల్పోవడం లేదా అధ్వాన్నమైన మొత్తం ఇమెయిల్ ఖాతాలు వినాశకరమైనవి కావచ్చు. మీ Outlook ఇమెయిల్‌లను బ్యాకప్ చేయడం అనేది మీ పరికరంలోని అనేక స్థానాల్లో ఇమెయిల్‌లు నిల్వ చేయబడిందని మరియు సులభంగా పోగొట్టుకోలేమని తెలుసుకోవడం కొంత మనశ్శాంతిని పొందడానికి ఉత్తమ మార్గాలలో ఒకటి.
ఈ కథనంలో, Outlook ఇమెయిల్‌లను కొన్ని విభిన్న మార్గాల్లో ఎలా బ్యాకప్ చేయాలో మేము వివరిస్తాము.
అన్ని Outlook ఇమెయిల్‌లను బ్యాకప్ చేయడం మరియు ఎగుమతి చేయడం ఎలా
మీ Outlook ఇమెయిల్‌లన్నింటినీ బ్యాకప్ చేయడానికి వేగవంతమైన మార్గాలలో ఒకటి దాని ఇంటిగ్రేటెడ్ .pst ఫైల్ ఆకృతిని ఉపయోగించడం. Microsoft Outlook మరియు Microsoft Exchange ఇమెయిల్‌లు, సంప్రదింపు సమాచారం మరియు చిరునామాలు మరియు క్యాలెండర్ ఈవెంట్‌లను నిల్వ చేయడానికి PST ఫైల్‌లను ప్రత్యేకంగా ఉపయోగిస్తాయి. స్టాటిక్ PST ఫైల్ మీ ప్రస్తుత Outlook ఇమెయిల్‌లు మరియు సంప్రదింపు సమాచారం కోసం బ్యాకప్‌గా ఉపయోగించబడుతుంది మరియు Outlook ఆఫ్‌లైన్‌లో ఉన్నప్పుడు కూడా దాన్ని యాక్సెస్ చేయగలదు.
మీ ఇమెయిల్‌లను .pst ఫైల్‌లో ఎలా బ్యాకప్ చేయాలో ఇక్కడ ఉంది:
- మీ Outlookని తెరిచి, ఆపై "ఫైల్"పై నొక్కండి.
- మెనులో, "ఓపెన్ & ఎగుమతి" ఎంచుకోండి.
- "దిగుమతి/ఎగుమతి" బటన్‌పై క్లిక్ చేయండి.
- సిస్టమ్ మీ ప్రధాన Outlook స్క్రీన్‌కి తిరిగి వస్తుంది మరియు ఎగుమతి ప్రక్రియ ద్వారా మీకు మార్గనిర్దేశం చేయడానికి దిగుమతి/ఎగుమతి విజార్డ్‌ను పాప్ అప్ చేస్తుంది.
- విజార్డ్‌లో, జాబితా నుండి "ఫైల్‌కు ఎగుమతి చేయి" ఎంపికను ఎంచుకుని, ఆపై "తదుపరి" క్లిక్ చేయండి.
- ఫైల్ రకాన్ని ఎంచుకోమని ప్రాంప్ట్ చేసినప్పుడు "Outlook డేటా ఫైల్ (.pst)"ని ఎంచుకుని, ఆపై "తదుపరి" క్లిక్ చేయండి.
- అప్పుడు మీరు ఎగుమతి చేయడానికి ఫోల్డర్‌లను ఎంచుకోమని ప్రాంప్ట్ చేయబడతారు. పరిచయాలు మరియు క్యాలెండర్ డేటాతో సహా దానితో అనుబంధించబడిన అన్ని ఫోల్డర్‌లను ఎగుమతి చేయడానికి మీరు మీ ఇమెయిల్ ఖాతాను ఎంచుకోవచ్చు. మీరు మీ ఎంపికతో సంతోషంగా ఉన్నప్పుడు "తదుపరి" క్లిక్ చేయండి.
- బ్యాకప్ ఫైల్ సేవ్ చేయబడిన చిరునామా మార్గాన్ని ఎంచుకోండి. మార్గాన్ని గుర్తుంచుకోండి, తద్వారా మీరు దానిని తర్వాత యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
- ఫైల్ పేరును మార్చడం మంచిది (మార్గం యొక్క చివరి భాగం). డిఫాల్ట్‌గా, ఇది “backup.pst.”
- మీరు బ్యాకప్ ఫైల్‌ను డిఫాల్ట్ పాత్‌లో సేవ్ చేస్తుంటే, మీకు నకిలీ ఐటెమ్‌లు కావాలో లేదో ఎంచుకోండి.
- (ఐచ్ఛికం) మీరు "వెనుకకు" బటన్‌ను ఉపయోగించడం ద్వారా ఫోల్డర్ ఎంపికను మార్చడానికి, మునుపటి డైలాగ్‌లలో దేనికైనా తిరిగి వెళ్లవచ్చు.
- ఎగుమతి ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి "ముగించు" నొక్కండి.
- Outlook పాస్‌వర్డ్‌ని సృష్టించమని మిమ్మల్ని అడుగుతుంది. భద్రతా కారణాల దృష్ట్యా ఇది ముఖ్యమైనది కావచ్చు, కానీ మీరు పాస్‌వర్డ్‌ను నమోదు చేయవలసిన అవసరం లేదు.
- మీరు ఫైల్ పాత్ కోసం పేర్కొన్న ప్రదేశంలో సంగ్రహించిన ఫైల్‌ను కనుగొనవచ్చు. మీరు ఇప్పుడు ఫైల్‌ను వేరే చోటికి తరలించవచ్చు లేదా కాపీ చేయవచ్చు.
ఎగుమతి చేసిన Outlook ఇమెయిల్‌లను ఎలా యాక్సెస్ చేయాలి
మీరు ఫైల్‌లను ఎగుమతి చేసిన తర్వాత, వాటిని తర్వాత ఎలా యాక్సెస్ చేయాలి అని మీరు ఆలోచిస్తూ ఉండవచ్చు. Outlook బ్యాకప్‌లను తెరవడాన్ని మరియు మీ ఇమెయిల్‌లను సేవ్ చేసిన సమయ బిందువుకు పునరుద్ధరించడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది. మీరు చేయవలసినది ఇక్కడ ఉంది:
- బ్యాకప్ ఫైల్‌ను కనుగొనండి. దాని స్థానం మరియు ఫైల్ మార్గాన్ని గమనించండి.
- Outlookని తెరవండి.
- “ఫైల్”పై నొక్కండి, ఆపై “ఓపెన్ & ఎగుమతి”పై క్లిక్ చేయండి.
- కుడి వైపున ఉన్న మెనులో, "Open Outlook డేటా ఫైల్" ఎంచుకోండి.
- ఇది ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్‌ను తెరుస్తుంది. బ్యాకప్ ఫైల్‌కి వెళ్లండి. దానిపై క్లిక్ చేసి, ఆపై "ఓపెన్" ఎంచుకోండి.
- సిస్టమ్ మిమ్మల్ని ప్రధాన Outlook స్క్రీన్‌కి తిరిగి పంపుతుంది.
- ఎడమ వైపున ఉన్న నావిగేషన్ మెనులో, మీరు "Outlook డేటా" కనిపించే వరకు క్రిందికి స్క్రోల్ చేయండి. ఈ వర్గం బ్యాకప్ ఫైల్ నుండి తిరిగి పొందిన అంశాలను కలిగి ఉంది.
- వర్గం అసలు ఫార్మాటింగ్ మరియు ఫోల్డర్ సిస్టమ్‌లను భద్రపరుస్తుంది.
- మీరు ఇమెయిల్‌లను ఇతర ఫైల్‌లకు తరలించడానికి వాటిని డ్రాగ్ అండ్ డ్రాప్ చేయవచ్చు.
ఇప్పుడు మీరు మీ బ్యాకప్ చేసిన ఇమెయిల్‌లకు యాక్సెస్ కలిగి ఉన్నారు.
ఒకే Outlook ఇమెయిల్‌ను త్వరగా ఎలా సేవ్ చేయాలి
కొన్నిసార్లు, మీకు ఒకటి లేదా కొన్ని నిర్దిష్ట ఇమెయిల్‌లు మాత్రమే అవసరమైనప్పుడు అన్ని ఇమెయిల్‌లను సేవ్ చేయడం మరియు Outlookని మళ్లీ తెరవడం వంటి అవాంతరాలు మీకు అక్కర్లేదు. అదృష్టవశాత్తూ, Outlook నుండి ఒక ఇమెయిల్‌ను సేవ్ చేయడానికి కొన్ని శీఘ్ర పరిష్కారాలు ఉన్నాయి.
విధానం 1 - నేరుగా ఫోల్డర్‌లో సేవ్ చేయండి
- Outlookని తెరవండి.
- ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్‌ని తెరిచి, మీరు ఇమెయిల్‌ను ఎక్కడ సేవ్ చేయాలనుకుంటున్నారో అక్కడికి నావిగేట్ చేయండి. మీరు Outlook మరియు File Explorer రెండింటినీ విండోడ్ మోడ్‌లో ఉంచాలి మరియు సులభంగా యాక్సెస్ కోసం వాటిని తరలించాలి.
- మీరు Outlook నుండి ఫోల్డర్‌కు సేవ్ చేయాలనుకుంటున్న ఇమెయిల్‌ను లాగండి.
- Outlook స్వయంచాలకంగా ఇమెయిల్‌ను "Outlook అంశం" ఆకృతిలో నిల్వ చేస్తుంది.
- Outlookలో తెరవడానికి సేవ్ చేసిన ఇమెయిల్‌ను రెండుసార్లు క్లిక్ చేయండి.
విధానం 2 - TXT లేదా HTML వలె సేవ్ చేయండి
- మీరు Outlookలో సేవ్ చేయాలనుకుంటున్న ఇమెయిల్‌ను తెరవండి.
- "ఫైల్" ఎంచుకోండి, ఆపై "ఇలా సేవ్ చేయి" ఎంచుకోండి.
- ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్ పాపప్ అవుతుంది. మీరు ఇమెయిల్‌ను నిల్వ చేయాలనుకుంటున్న మార్గాన్ని ఎంచుకోండి. ఫైల్ ఎక్స్‌ప్లోరర్ దిగువన, "రకం వలె సేవ్ చేయి" పక్కన ఉన్న బాణంపై క్లిక్ చేయండి. .txt ఫార్మాట్‌లో సేవ్ చేయడానికి “టెక్స్ట్ మాత్రమే” లేదా ఇమెయిల్‌ను .html ఫైల్‌గా సేవ్ చేయడానికి “HTML” ఎంచుకోండి.
- సేవ్ చేసిన తర్వాత, ఇమెయిల్ .txtలో ఉంటే మీ టెక్స్ట్ ఎడిటర్ (నోట్‌ప్యాడ్ వంటివి)తో లేదా .htmlగా సేవ్ చేయబడితే మీ బ్రౌజర్‌తో యాక్సెస్ చేయవచ్చు.
ఈ విధంగా ఇమెయిల్‌ను సేవ్ చేయడం వలన అటాచ్‌మెంట్‌లు ఏవీ భద్రపరచబడవు, కాబట్టి వాటిని డౌన్‌లోడ్ చేసుకోండి, అవసరమైన విధంగా పేరు మార్చండి మరియు తర్వాత యాక్సెస్ కోసం ఇమెయిల్‌తో పాటు వాటిని సేవ్ చేయండి.
విధానం 3 - చిత్రాన్ని సేవ్ చేయడానికి స్క్రీన్ క్యాప్చర్ ఉపయోగించండి
ఇమెయిల్‌లోని కంటెంట్‌లను ఇమేజ్‌గా సేవ్ చేయడానికి మీరు స్క్రీన్ క్యాప్చర్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను కూడా ఉపయోగించవచ్చు. ఇమెయిల్‌లు మరియు ఇతర సందేశాలకు చిత్రాలు సులభంగా పిన్ చేయబడతాయి కాబట్టి, ఇతర కమ్యూనికేషన్ ఫారమ్‌లలో ఇమెయిల్ కంటెంట్‌లను సూచించడానికి ఈ పద్ధతి ఉపయోగపడుతుంది.
మీరు విండోస్‌ని ఉపయోగిస్తుంటే, కొత్త వెర్షన్‌లు స్నిప్పింగ్ టూల్ (పాత పరికరాల్లో) మరియు స్నిప్ & స్కెచ్ పేరుతో ముందే ఇన్‌స్టాల్ చేయబడిన స్క్రీన్ క్యాప్చర్ సాఫ్ట్‌వేర్‌తో వస్తాయి. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు మీ కీబోర్డ్‌లోని ప్రింట్ స్క్రీన్ బటన్‌ను ఉపయోగించవచ్చు, ఆపై చిత్రాన్ని పెయింట్‌లో అతికించండి.
Mac పరికరాల కోసం, ప్రక్రియ సమానంగా ఉంటుంది. ఇంటిగ్రేటెడ్ స్క్రీన్ క్యాప్చర్ ఫీచర్‌ను తెరవడానికి Ctrl + Command + 4 సత్వరమార్గాన్ని ఉపయోగించండి, ఆపై దాన్ని సేవ్ చేయడానికి ఇమెయిల్‌పై ఒక ప్రాంతాన్ని కవర్ చేయడానికి ఎంపిక క్రాస్‌హైర్‌ను లాగండి.
Linux కోసం, మీరు డౌన్‌లోడ్ కోసం అందుబాటులో ఉన్న స్క్రీన్ క్యాప్చర్ సాఫ్ట్‌వేర్ యొక్క వర్గీకరణను కనుగొనవచ్చు, ఇది ఇమెయిల్‌ను చిత్రంగా సేవ్ చేయడానికి ఉపయోగించవచ్చు. ప్రత్యామ్నాయంగా, అప్లికేషన్స్ > యాక్సెసరీస్ మెనులో GNOME-ఆధారిత మోడల్‌లు ఇంటిగ్రేటెడ్ స్క్రీన్‌షాట్ యుటిలిటీని కలిగి ఉంటాయి. కొన్ని Linux OS సంస్కరణలు Windows సిస్టమ్‌లలో వలె మీ కీబోర్డ్‌లోని ప్రింట్ స్క్రీన్ బటన్‌కు ప్రతిస్పందిస్తాయి.
Outlookలో అన్ని ఇమెయిల్ చిరునామాలను నేను ఎలా ఎగుమతి చేయాలి?
మీరు మీ పరిచయాల జాబితాను ఎగుమతి చేయాలనుకుంటే (దీనిలో మీ పరిచయాల ఇమెయిల్ చిరునామాలు అలాగే ఇతర సమాచారం ఉంటాయి), మీరు ఇమెయిల్‌లను ఎలా ఎగుమతి చేస్తారో అదే దశలను ఉపయోగించవచ్చు. అయినప్పటికీ, సంప్రదింపు సమాచారం వేరొక ఫైల్ ఫార్మాట్‌లో నిల్వ చేయబడుతుంది, అది మరింత వినియోగదారు-స్నేహపూర్వకంగా ఉంటుంది మరియు త్వరిత తారుమారు మరియు సవరణ కోసం Excelలో తెరవబడుతుంది. మీరు చేయవలసినది ఇక్కడ ఉంది:
- Outlookని తెరవండి.
- ఫైల్ > ఓపెన్ & ఎగుమతి > దిగుమతి/ఎగుమతి ఎంచుకోండి.
- దిగుమతి/ఎగుమతి విజార్డ్‌లో, "ఫైల్‌గా సేవ్ చేయి" ఎంచుకోండి.
- ఫైల్ రకాన్ని ఎంచుకోమని ప్రాంప్ట్ చేసినప్పుడు “కామాతో వేరు చేయబడిన విలువలు (.csv)” ఎంచుకోండి.
- ఫోల్డర్ ఎంపిక మెనులో, మీ ఖాతా క్రింద "కాంటాక్ట్స్" ఫోల్డర్‌ను ఎంచుకోండి.
- ఫైల్ మార్గాన్ని నిర్ధారించండి లేదా అవసరమైన విధంగా మార్చండి. ఫైల్‌కు కావలసిన విధంగా పేరు పెట్టండి.
- ఎగుమతి ప్రక్రియను ప్రారంభించడానికి "ముగించు" నొక్కండి.
- ప్రక్రియ పూర్తయినప్పుడు దిగుమతి/ఎగుమతి డైలాగ్ మూసివేయబడుతుంది.
ఎగుమతి చేయబడిన .csv ఫైల్ Excelలో తెరవబడుతుంది. ఇది సంప్రదింపు సమాచారంతో పెద్ద పట్టికను ప్రదర్శిస్తుంది. మీరు బహుశా చాలా ఖాళీ సెల్‌లను కలిగి ఉండవచ్చు మరియు ఇది పూర్తిగా సాధారణం. మీరు డేటాను సవరించడానికి Excelని ఉపయోగించవచ్చు, అయితే అదనపు కంటెంట్‌ను ఉంచడం వలన మీరు ఫైల్‌ను తర్వాత దిగుమతి చేయాల్సి వచ్చినప్పుడు Outlook కోసం చదవలేకపోవచ్చు.
సంప్రదింపు సమాచారాన్ని దిగుమతి చేయడానికి మీరు ఈ ఫైల్‌ను మరొక పరికరంలో లేదా ఇమెయిల్ సేవలో ఉపయోగించవచ్చు.
నేను నా కంప్యూటర్‌లో బహుళ Outlook ఇమెయిల్‌లను ఎలా సేవ్ చేయాలి?
మీరు ఒకేసారి ఒకటి కంటే ఎక్కువ ఇమెయిల్‌లను సేవ్ చేయాలనుకుంటే, మీ మొత్తం ఇమెయిల్ లైబ్రరీ అవసరం లేకపోతే, ఒకేసారి సేవ్ చేయడానికి కొన్ని ఇమెయిల్‌లను ఎంచుకోవడానికి ఒక మార్గం ఉంది. మీరు చేయవలసినది ఇక్కడ ఉంది:
- Outlookని తెరవండి.
- మీరు సేవ్ చేయాలనుకుంటున్న ఇమెయిల్‌లను ఎంచుకోండి. Ctrlని పట్టుకుని, మెయిల్‌లను ఒకేసారి ఎంచుకోవడానికి వాటిపై క్లిక్ చేయండి లేదా మొదటి మరియు రెండవ క్లిక్ మధ్య ఇమెయిల్‌ల బ్యాచ్‌ని ఎంచుకోవడానికి Shiftని పట్టుకోండి.
- ఫైల్ > ఇలా సేవ్ చేయికి వెళ్లండి.
- డైలాగ్ బాక్స్‌లో, మీరు ఇమెయిల్‌లను సేవ్ చేయాలనుకుంటున్న ఫోల్డర్‌కి వెళ్లి, మీకు కావలసిన ఫైల్‌కు పేరు పెట్టండి మరియు సేవ్ చేయడానికి ఫార్మాట్‌గా “టెక్స్ట్ మాత్రమే” ఎంచుకోండి.
- Outlook ఎంచుకున్న అన్ని ఇమెయిల్‌లను ఒకే .txt ఫైల్‌లో సేవ్ చేస్తుంది. వాటిని యాక్సెస్ చేయడానికి మీరు మీ టెక్స్ట్ ఎడిటర్‌ని ఉపయోగించవచ్చు.
మీరు వాటిని ప్రత్యేక .txt ఫైల్‌లలో సేవ్ చేయాలనుకుంటే, మీరు ప్రతి ఇమెయిల్‌ను విడిగా సేవ్ చేయాలి. ఆన్‌లైన్‌లో అందుబాటులో ఉన్న అదనపు Outlook ప్లగిన్‌లు ఇమెయిల్‌లను ప్రత్యేక .txt లేదా ప్రత్యామ్నాయ ఫైల్ ఫార్మాట్‌లలో సేవ్ చేయడానికి ఈ లక్షణాన్ని పొడిగించవచ్చు.
Outlookలో కొత్త లుక్
Outlook యొక్క ఇంటిగ్రేటెడ్ ఎగుమతి ఫీచర్‌తో, మీరు మీ ఇమెయిల్ ఖాతాకు యాక్సెస్‌ను కోల్పోతే, పాస్‌వర్డ్ కోల్పోయినా లేదా హ్యాక్ చేయబడినా మీరు ఇమెయిల్‌లను బ్యాకప్ చేయవచ్చు మరియు పునరుద్ధరించవచ్చు. ఆన్‌లైన్ కమ్యూనికేషన్ చాలా ప్రబలంగా ఉన్నందున, ఇమెయిల్‌లను క్రమం తప్పకుండా బ్యాకప్ చేయడానికి మీ సమయాన్ని కొన్ని నిమిషాలు వెచ్చించడం వల్ల పోగొట్టుకున్న ఫైల్‌లపై స్క్రాంబ్లింగ్ తలనొప్పిని మీరు ఆదా చేయవచ్చు.
మీరు Outlook ఇమెయిల్‌లను ఎంత తరచుగా ఎగుమతి చేస్తారు? దిగువ వ్యాఖ్యల విభాగంలో మాకు తెలియజేయండి.
